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6 conseils simples pour organiser un événement

Organiser un événement sur Omyzen est une belle expérience. Si vous souhaitez vous lancer sur Omyzen et organiser de super événements autour de votre passion, n’hésitez plus ! Dans ce guide de l’académie Omyzen nous vous donnons 6 conseils essentiels et simples à mettre en oeuvre pour assurer le succès de vos événements. 

Définir les objectifs et le thème de vos événements

La première question que vous devez vous poser est : quel est l’objectif de mon événement ? Votre objectif doit pouvoir être formulé en une phrase simple: 

  • “Apprendre à faire du pain à la maison”
  • “Transmettre les bases de la bachata cubaine à des débutants”

Si vous ne parvenez pas à le définir par une phrase simple c’est sans doute que vous devez encore clarifier votre objectif et donc le contour de votre événement.

Cet objectif principal devient ensuite le fil conducteur de votre événement qui soit se refléter partout: dans le titre, les photos, le descriptif etc. 

Pour chaque élément de votre événement, demandez-vous si il est bien “au service” de votre objectif. Si ce n’est pas le cas, demandez-vous si un ajustement n’est pas possible.

Un objectif précis vous apportera de nombreux bénéfices: 

  • votre événement est plus cohérent
  • les participants identifient clairement votre proposition de valeur 
  • ils se projettent plus facilement dans une inscription
  • vous évitez les “erreurs de casting”: vous savez ces participants qui se demandent ce qu’ils font là et plombent l’ambiance … 😉

Cet objectif principal peut être enrichi d’objectifs secondaires qui enrichissent l’événement et le personnalisent. Il peut s’agir d’une technique particulière, d’un lieu de déroulement de l’événement spécifique, de contraintes de matériel, d’un public cible précis etc.

Ex: “apprendre à faire du pain à la maison“ (principal) “sans matériel spécifique” (secondaire)

Identifier les besoins matériels

Un bon événement nécessite une bonne préparation 🙂 Rien de pire qu’un événement gâché par du matériel oublié ou inadapté. 

Commencez par dresser une liste précise du matériel nécessaire. Vous avez ensuite plusieurs possibilités: 

  • acheter le matériel manquant (à éviter surtout si vous débutez)
  • l’emprunter à des proches (quelques chaises en plus par exemple ….)
  • demander aux participants d’apporter une partie des fourniture ou du matériel
  • vous renseigner auprès de la salle pour savoir si elle ne met pas à disposition ce matériel
  • faire sans ! 😉

Il est essentiel que le tarif de votre événement soit cohérent avec le matériel fourni. Un atelier relativement cher doit inclure par exemple volontiers les petites fournitures (papier, crayons par exemple) et éventuellement des rafraîchissement ou encas. Cela ne remet pas en cause votre équation économique et fait bonne impression sur les participants.

Définir le nombre de participants

Le public ciblé par votre événement le nombre de participants sont un élément clé de son succès. N’essayez pas d’élargir trop l’audience de votre événement. Les débutants seront mal à l’aise et les expérimentés frustrés. La cible doit correspondre le plus exactement possible au programme de votre événement et à ses objectifs principaux et secondaires.

Notre conseil: une cible légèrement atypique peut être un excellent moyen de vous démarquer avec votre événement: pourquoi ne pas cibler spécifiquement les femmes enceintes par exemple si vous en avez les compétences, les séniors ou les enfants ?  

De la même manière essayez de définir le nombre de participants idéal. Ce nombre dépendra du type d’activité que vous proposez. Si votre événement intègre un suivi personnalisé (discussions individuelles, feedbacks individuels etc) alors nous vous déconseillons d’aller au-delà d’une dizaine de participants par animateur. 

Déterminer le cadre où auront lieu vos événements

Pour organiser un événement qui cartonne, le choix du lieu joue un rôle crucial et doit surtout être cohérent avec ce que vous proposez.

Nous vous conseillons de prêter particulièrement attention à 2 éléments:

  • la lumière
  • la température

Pour des activités manuelles créatives ou en gastronomie, il faut un lieu lumineux et fonctionnel. Pour la médecine douce, les lumières seront moins crues, plus tamisées pour inviter à la relaxation et à la détente. 

N’hésitez pas à aller vérifier sur place si vous ne connaissez pas la salle et à prévoir du matériel d’appoint (lampe, ventilateur, chauffage …).

Vous pouvez aussi prévoir d’apporter quelques éléments de décoration pour personnaliser la salle afin qu’elle reflète votre personnalité et votre passion.

Pensez bien sûr à l’accessibilité et l’accès aux sanitaires qui sont des points essentiels. 

Une question revient souvent: celle de la superficie. Là encore elle est très dépendante des activités proposées: les participants sont-ils allongés, assis … vont-ils se déplacer ? Devoir créer des groupes de travail avec un peu d’intimité ? N’hésitez pas là encore à vous rendre sur place pour bien valider tous ces paramètres. 

Fixer votre prix d’inscription

Lorsque vous fixez le prix d’inscription n’hésitez pas à vous inspirer d’ateliers similaires proposés sur la plateforme ou ailleurs.

Ne fixez pas un prix trop élevé dès le début. Vous risquez de vous fermer des portes et de vous priver d’un certain nombre de participants. N’oubliez pas également qu’un prix élevé génère des attentes fortes de la part des participants. Il vaut donc mieux débuter avec un prix très raisonnable voir faible (prix d’appel) que vous pourrez revoir à la hausse en fonction des retours positifs des participants.

Réglementation et sécurité

A partir du moment où vous recevez du public, vous devez vous prendre en compte leur sécurité et vous renseigner sur la réglementation en vigueur pour les activités que vous proposez. En effet, vous engagez votre responsabilité civile et pénale. Il vous appartient en outre d’utiliser tous les moyens pour limiter au maximum les risques d’accident. 

Plusieurs points de réglementation sont à prendre en compte. 

Par exemple, si vous souhaitez mettre en place un bar ou une buvette n’hésitez pas à faire une demande de licence de débit de boisson temporaire et de respect de l’hygiène alimentaire si vous êtes une association.

Il se peut également que votre atelier ou stage prévoit la participation de mineurs. Dès lors, il est essentiel de penser à leur encadrement. Vous trouverez toutes les informations sur ce lien: http://www.jeunes.gouv.fr/ministere/actions-ministerielles/vacances-et-loisirs-collectifs/accueils-collectifs-de-mineurs/article/legislation-et-reglementation-des

Si vous êtes un professionnel ou une association, vous devez également souscrire aux assurances nécessaires. Ces garanties doivent couvrir tant les personnes que les biens (locaux, équipements…). Renseignez-vous auprès de votre assureur habituel. 

Mais pas de panique ! Si votre activité est ponctuelle et essentiellement conviviale, votre responsabilité civile ou celle des participants suffira la plupart du temps. 

Vous voilà prêt pour organiser des événements attractifs et partager votre passion sur Omyzen!

A vos marques, prêt … organisez ! 😉

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